Dans mon optique d’être plus léger dans ma vie quotidienne, mes recherches m’ont mené sur différents aspects, en particulier le numérique.
Certaines méthodes existent pour faire du vide et ainsi avoir moins de possessions. La méthode « Marie Kondo » est devenue célèbre en faisant l’apologie du bon sens tout en poussant la psychose maniaque à son paroxysme.
Si nous devions résumer, le concept est de parcourir l’ensemble des armoires et tiroirs de votre maison afin de vous délester de tout ce que vous n’utilisez plus.
Ce guide va se focaliser sur les éléments pouvant être numérisés informatiquement, pour transformer une montagne de matière recyclable en quelques octets sur une carte mémoire de la taille d’un ongle.
L’objectif : avoir accès plus facilement à ce qui vous tient à cœur et de vous libérer de l’inutile.
Tout d’abord, quels éléments peuvent être numérisés ?
Je répondrai avec deux typologies distinctes :
- Les documents administratifs
- Les médias comportant les audios, les vidéos, les livres et bien entendu, les photos
Comment numériser, simplifier les usages et protéger mes données ?Plusieurs solutions existent, je vais essayer de vous présenter dans la suite de l’article.
Trier avant tout
Il est préférable de trier ses possessions, meubles et ses affaires avant de déménager. C’est pareil pour les documents et les données !
Les Documents administratifs
Les documents administratifs se distinguent en deux catégories : les éléments uniques et les éléments reproductibles.
Les documents uniques sont l’ensemble des documents qui comportent une signature et où toute reproduction comme une photocopie leur fait perdre leur valeur. C’est notamment le cas des diplômes, des certificats officiels, des contrats de travail, des actes notariés et bien d’autres.
Ces documents ne pourront donc pas être totalement numérisés. Leur sauvegarde numérique peut cependant être intéressante en cas de perte du document original.
Si votre vie personnelle n’a pas été jalonnée d’affaires juridiques, d’achats immobiliers ou autre générateur de papiers, les documents uniques ne devraient pas représenter plus d’une trentaine de feuilles.
Les documents reproductibles, quant à eux, n’ont aucune valeur supplémentaire attachée à l’exemplaire original.
Ce type représente en général la majorité des documents que nous possédons.
Nous pouvons y attribuer les factures, les fiches de paie, et les relevés divers et variés.
Ils sont déjà partiellement disponibles en version numérique, lors d’une commande en ligne par exemple.
Si votre boite à « paperasse » en est remplie, il est temps de faire le vide et de garder uniquement ce qui semble avoir une réelle utilité.
Adieu la facture du grille-pain acheté il y a huit ans ! En revanche, les documents liés aux emplois et aux salaires restent importants, ce sera à numériser.
Les médias
Les médias génériques type CD de musique, DVD, VHS et autres, sont tous reproductibles et trouvables en numérique.
À moins que vous ailliez un attrait particulier pour un exemplaire précis, il est inutile de garder ces médias. D’autant plus que souvent, ils finissent sur une armoire et ne sont plus jamais utilisés.
Pour les livres, la situation est similaire, avec sûrement une difficulté supplémentaire pour retrouver certains œuvres en numérique.
Pour toutes les choses personnelles type photographies, anciens films du mariage de 1994 et autres reliques, le processus sera cependant un peu différent.
Il me parait intéressant de trier ces éléments en 3 catégories :
- Les éléments qui n’ont plus aucun intérêt, même minime, qui seront voués à l’abandon.
- Les éléments intéressants qui seront suffisants en version numérique, avec abandon de la version physique.
- Les éléments importants ayant une forte valeur sentimentale, qui pourront être scannés et dont les originaux physiques seront gardés.
Numérisation
Félicitations, vous savez à présent que garder, que numériser et qu’abandonner.
L’étape suivante consistera à les faire passer de l’autre côté de l’écran !
Documents papier et photo
Ici, pas de miracle, il faudra passer par un scanner.
En fonction de la quantité à scanner, certaines solutions seront plus pratiques ou économiques.
Si vous avez une grosse quantité de documents et photos à scanner, investir dans un scanner de qualité peut s’avérer rentable.
D’autant plus pour les photos argentiques, qui, si elles sont bien scannées, ne perdront pas en qualité tout en apportant une possibilité de zoom sur la version numérique.
Un scanner traditionnel permettant de numériser un élément à la fois peut être une solution, mais uniquement si la quantité est minime, au risque d’y passer des jours entiers.
Epson FastFoto FF-680W
C’est la Rolls-Royce des scanners, tout simplement ! Avec ce modèle, vous pourrez scanner plusieurs dizaines d’éléments par minute.
Chaque élément qui transite sera scanné des deux cotées en un seul passage.
Tout cela sans le moindre pli des documents, contrairement aux scanners standard à chargement, ce qui nous permet de scanner des anciennes photos fragiles.
À titre personnel, j’ai pu scanner l’ensemble de mes documents administratifs et photos en une seule après-midi (environ 1500 éléments). Parfait pour numériser le carton de photos de famille et en faire profiter tout le monde !
Pour les budgets serrés, un scanner à plat portable ou le scanner d’une imprimante multifonction peuvent suffire.
L’appareil photo de votre smartphone devient une autre possibilité pour un besoin restreint ou occasionnel. En exposant correctement votre document à la lumière, sur une surface de couleur uni sombre, il est possible de prendre des photos de qualité des éléments.
D’ailleurs, Apple propose depuis peu sur les iPhone un mode « scan » permettant d’isoler l’élément scanné et de réajuster ses proportions pour un résultat satisfaisant.
Numérisation cassette audio, VHS
Ici, le problème est différent, les cassettes audio et VHS sont des supports magnétiques. Il va donc falloir trouver des systèmes permettant de les lire et de les convertir.
Les bandes magnétiques se détériorent relativement rapide, ce qui implique des résultats parfois décevants.
Les magnétoscopes que l’on connaissait il y a 20 ans ne sont plus fabriqués et les systèmes de numérisation n’existent pas à prix abordable.
Il existe cependant une solution.
Cette solution requiert de posséder un magnétoscope. Vous pourrez en trouver d’occasion, mais attention, les prix explosent depuis quelque temps.
L’outil en question est un boîtier de numérisation qui se branche sur la sortie analogique du magnétoscope.
Il est néanmoins fonctionnel pour tous les appareils fournissant un signal audio/vidéo avec le RCA (rouge, jaune et blanc).
À noter que la numérisation d’une heure de vidéo, prendra réellement une heure.
Pour les cassettes audio, les outils disponibles sont d’un accès plus facile.
Vous trouverez des boîtiers permettant de lire des cassettes et de se brancher au PC.
Le boîtier sera reconnu en tant que micro par le PC, mais c’est bien le son de la cassette qui sera fourni.
Pour finir, des logiciels tels qu’Audacity (gratuit, open source) vous permettront d’enregistrer le son.
Stockage et sécurité des données
Vous voilà maintenant en possession de vos données numériques. Parfait !
La dernière étape consistera à stocker tout cela de façon sécurisée.
Vos documents physiques peuvent risquer d’être volés, perdus ou détruits en cas d’incendie. Et les risques sont bien plus grands pour vos données numériques, par exemple un ordinateur en panne ou un disque dur qui rend l’âme n’est pas si inhabituel.
Il est donc conseillé d’avoir plusieurs copies de nos fichiers, c’est que l’on appelle la redondance.
Pour cela, deux méthodes sont extrêmement recommandées :
- Les multiples copies
- Le stockage Cloud (nuagique pour les Québécois).
Multiples copies sur support physique
En plus de la version stockée sur votre ordinateur, vous pouvez copier de manière régulière vos informations importantes sur d’autres supports.
Les clés USB et disques durs externes seront vos meilleurs alliés.
Pour simplifier les opérations de synchronisation, des outils permettant de les réaliser automatiquement existent tels que décrit dans cet article (Windows).
Pour les utilisateurs de Mac OS, il existe la fonction Time Machine qui permet d’historiser et de synchroniser vos données sur un disque externe.
Cette solution est simple, mais ne protège que contre le risque de panne de votre ordinateur.
Pour aller plus loin en termes de disponibilité et de sécurité de vos documents, les systèmes Cloud sont les meilleures alternatives.
Système de stockage Cloud
Depuis quelques années, les systèmes de stockage Cloud se sont massivement répandus.
Chaque entreprise technologique majeure possède son service, Gdrive pour Google, OneDrive pour Microsoft et iCloud pour Apple.
Avec un compte gratuit, vous pourrez accéder aux services et y stocker entre 5 et 15 Go de données.
Si besoin, des versions payantes existent avec plusieurs palliers, permettant d’entreposer plusieurs centaines de Go, voire plusieurs To (1 To = 1024 Go).
Chaque service est fourni avec des applications Windows et MacOS pour vos ordinateurs, et des applications Android et iOS pour vos smartphones et tablettes.
Ce système permet d’avoir accès à l’intégralité de vos documents quelque soit l’appareil utilisé.
Il permet aussi de n’avoir que partiellement les documents en local sur votre appareil et de télécharger « sur demande ».
Si votre téléphone a 64 Go de stockage, mais que votre compte Cloud possède 500 Go de données, il n’y aura pas de soucis, car vous verrez la liste des documents et ils seront téléchargés que si vous souhaitez les ouvrir.
La sécurité !
Vous ne laisseriez pas votre porte de maison ouverte avec une pancarte « Servez-vous » pendant vos vacances ? C’est pareil en numérique !
À la seule différence qu’il est difficile de détecter un vol de données.
Une clé USB contenant toute votre vie numérique perdue ou volée ? C’est l’intégralité de vos documents personnels qui sont dans la nature avec les risques qui y sont liés tels que l’usurpation d’identité.
Pour pallier ce problème, le chiffrement de vos disques et clés USB via BitLocker (Windows) est envisageable. Cela empêchera un inconnu de lire le contenu sans un mot de passe.
Le risque des stockages Cloud est une connexion à vos comptes non sollicitée.
Pas de mystère ici, les trois règles suivantes vous garantiront une sécurité maximale :
- Activer la double authentification sur votre compte (système avec envoi de SMS par exemple)
- Utiliser des mots de passe compliqués (Password Generator)
- Connectez votre compte uniquement sur les sites et applications officiels du service et soyez vigilant sur les droits que vous octroyiez aux applications tierces.
Application personnelle
J’ai pu appliquer ces principes à titre personnel et le résultat a été efficace :
Transformer deux cartons de paperasse en un cahier d’une cinquantaine de pages contenant les diplômes, les contrats de travail et autres documents ayant une importance dans la version originale. Le reste n’était pas utile ou numérisé.
Les bienfaits ont été positifs, et ceux sur plusieurs points :
– L’ensemble de mes documents administratifs sont déjà scannés. Si un organisme me les demande, même au dernier moment, je peux leur fournir depuis n’importe quel appareil.
– J’ai pu revoir l’intégralité de mes photos physiques, les trier et numériser. Je peux donc les sécuriser dans le Cloud (iCloud Photo / Google Photo) et les partager plus facilement avec mes proches.
Seule exception aux conseils prodigués dans ce guide, un ensemble de 5-6 vinyles et un petit album photo de Photos instantanées.
J’espère que ce guide pourra vous être utile.
Cependant, rien n’est à suivre à la lettre, cet ensemble de consignes peuvent vous donner les clés pour imaginer votre propre méthode d’organisation.
